文书档案分类及文书档案归类整理方法
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。 文书档案分类 1）保管期限——年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。 2）保管期限——年度——问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。 3）问题——年度——保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。 4）年度——保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。 文书档案作用 1）分类是档案整理工作的重要环节； 2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性； 3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现； 4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。 文书档案原则 档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则 保管期限 我国档案保管期限分为10年、50年和永久。 销毁制度 1）制定保管期限表； 2）制定销毁档案的审批制度； 3）制定销毁档案的监销制度。 编制 按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份，一份报批，一份留存。 档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记文书档案一般反映政治生活、行政事务管理活动的历史记录。它按照习惯的档案分类方法即文书档案、科技档案、会计、声像、实物、专门档案进行分类。在机关文书档案占多数，在企业按照工业企业档案分类表，已经很难分开文书档案和科技档案。只是十大类中的前四类即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的形成规律和文书档案相同，整理档案的方法也要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。所以专门讲讲文书档案的收集、整理方法。整理档案也和其他工作一样有其规律性，也就是要掌握各类档案的归档范围，保管期限，分类组卷方法： 一、文书档案的归档范围和保管期限 机关、企事业单位的工作职能不同，形成的文件材料也不同，归档范围也不同，各自有具体的归档范围。也有共同规律，也就是看这些文件材料对本单位的关系如何？就是将来有无利用价值？从这一点出发可以有一个基本概念，对上级文件、本级文件，同级文件和下级文件材料那些要归档，哪些不要归档就有一个数。 上级文件要归档的主要有二部分文件材料：一部分是针对本单位发的文件，如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的要永久保存，有的要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。 本单位的文件材料基本上都要归档，不仅仅是正式发文，不是红头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议记录等等都要归档。重要的永久，一般的长期，作用不大的短期。 同级机关，兄弟单位的材料主要看与本单位是否有关系，一般的参阅件不必归档，但合同、协议，重要的来往信件要归档，有的与本单位的文件材料一起归档(如合同、协议)重要的永久，一般的长期。 下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重要的长期，一般的短期。 具体归档范围：企业的主要是党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类。机关事业单位按各自的归档范围执行。 二、文书档案的整理方法 (一)文书立卷责任部门： 文书档案一般由文书、收发人员收集齐全，立卷归档，这是我国长期以来形成的文书处理部门立卷制度，1956年4月 16日国务院《关于加强国家档案工作的决定》中规定：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”这就是说明文书立卷的任务不是档案部门，而是文书处理部门，档案部门是起监督指导作用，我们有些单位很小，没有建立档案机构，档案工作也不规范，一般由文书兼档案员，所以档案整理既是文书，又是档案员在搞。现在有的单位建立了规范的档案室，结果把文书立卷的任务交给了档案室，有其优点是案卷整理得比较规范，缺点是收集不齐全也不知道，文件材料的形成规律和相互关系也不清楚，所以案卷的内在质量也有些问题。现在省级专业主管机关下发的档案工作目标管理标准中要求文书部门立卷，如果是档案部门立卷的要扣一分。 (二)文书立卷的基本要求和主要方法： 文书立卷的基本要求是遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。 文书立卷的主要方法是“四分四注意”。 1、分年度，注意文件形成年度和针对年度相结合。 一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按针对年度立卷，如计划、总结、统计报表要按针对年度立卷。 2、分级别，注意上下级文件之间的密切联系。 一般文件应把上级、下级与本级文件分开组卷；但请示与批复，来文与复文应与本单位文件一起组卷，转发上级文件可以与上级文件一起分类组卷。 3、分类别，注意问题的专门性和问题之间的联系， 按分类方案分成若干类，如企业先按四大类分开，每一大类再按文件多少分成若干卷。 4、分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。 (三)文书立卷的操作程序： 1、初步立卷：根据每年形成的材料数量， 剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。 2、拟写案卷题名。 案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。 例：县府办、劳动局、人事局等关于劳动、人事、工资方面的通知； 本厂与江苏十一个单位签订的产品销售合同； 本厂一九九八年工业生产统计年报表； 本厂一九九八年一月至十二月行政会议记录； 本公司第五届职代会第一次会议文件材料等。 3、卷内文件排列与编号 ①卷内文件排列 密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。对于作者、问题、名称单一的案卷，可按形成时间先后排列；由一个作者几个问题的案卷，按问题分成几组，每组按时间排列；由一个问题几个作者的案卷，可先按作者分开，每组按时间排列；几个作者几个问题的应先分问题再分作者，再按时间排列；涉及几个地区的，应先分地区，再按时间排列。 ②卷内文件编号 装订的案卷要编页号，卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角， 背面的左上角编写页号。 不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。档案号章的基本格式(参考数)： 一般长4厘米，宽2厘米，档号长2.5厘米，件号长1.5厘米,宽均为1厘米，上格写档号、件号，下格空白。 4、填写卷内目录 ①顺序号是卷内文件排列顺序，即件号； ②文号应写发文字号，例：新政[1998]1号； ③责任者即文件作者，应写全称或规范化简称，不能写发文代字。 ④文件标题：原文件有标题的照抄；原文件无标题的要拟标题；用文种充当标题的要拟出标题；原标题不能反映内容的要改写标题。自拟标题应加[ ]号； ⑤日期填写发文时间，可省略年月日，例1998.1.1 ⑥页号：填写页码，每份文件第一页的页码。 5、填写卷内备考表 卷内情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名、标注时间。 立卷人由责任立卷者签名，检查人由案卷质量审核者签名；立卷时间填写完成立卷日期。 6、案卷封面填写 案卷封面应用碳素墨水钢笔填写，字迹工整、清晰。 ┌─────────────────────┐ │ 互助县嘉定镇│→ 立档单位全称 ├─────────────────────┤ │ xxxxxxx村 │→ 一级类目名称 ├─────────────────────┤ │ xxx村一九xx年关于党支部工作、党内干部任│案卷标题 │ 免方面的通知、批复、会议记录等 │ │ ├───────────┬────┬────┤ │1998年1月至1998年12月 │保管期限│永久 │ ├───────────┼────┼────┤ │ 15 件 85 页 │归档号 │1998-1 │ └───────────┴────┴────┘ 7、案卷装订 案卷各部分排列顺序：案卷封面－卷内目录－文件－备考表－封底。 装订前要拆除金属物，把文件叠齐，下边左边要齐，然后三孔引一线装订。 8、案卷排列与填写案卷目录 案卷排列应保持案卷间的有机联系。 一般党政机关按年度－保管期限－类别排列； 企业按类别－年度－保管期限排列编号。 如某厂党群工作类1998年有永久2卷，长期2卷，短期2卷，分别编号0.1998-1，0.1998-2……抄写案卷目录就是把案卷封面的各项目抄写到案卷目录上。- 无相关信息